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Assistant administratif H/F Jobs in Boulogne-Billancourt (92) at IFIS
Description complète du poste
Description du poste :
Gestion commerciale des séminaires (20 % du temps)
Gestion administrative des séminaires (70% du temps)
Divers et Tâches communes (10 % du temps)
Est chargée d’assurer dans le respect des procédures le bon déroulement des séminaires qui lui sont confiés sur le plan administratif (Enregistrer et référencer jusqu’à son archivage sur informatique Gescof les actions de formation).
– Tenir à jour le fichier intervenant
– En charge du suivi du matériel nécessaire au bon déroulement des séminaires & Ateliers du Pôle
Descriptions des taches :
– Mise à jour du fichier des intervenants dans la base de données Ifis à partir des fichiers et des documents existants et en fonction des éléments donnés par la Responsable du Pôle ; mise à jour en fonction des différents préprogrammes selon les réponses des intervenants pressentis
– Gestion des demandes provenant des intervenants : transport et hébergement en accord avec la chargée d’affaires
– Enregistrer et référencer dans le système informatique (Gescof) le séminaire en fonction des éléments donnés (nombre de participants attendus, montant des frais de participation, lieu, date, titre, …) ;
– Assurer dans le respect des procédures internes : les inscriptions des participants aux séminaires dans le système informatique (Gescof ) en respectant les conditions tarifaires particulières octroyées aux adhérents ou aux non-adhérents ou en fonction de l’appartenance ou non à la FEFIS ou des conditions différentes liées au format de suivi de la formation (présentiel ou distanciel); envoi des accusés de réception à l’inscription ; envoi des convocations ; envoi des confirmation 10 jours avant le séminaire accompagnés du plan d’accès.
– Assurer dans le respect de la procédure : les inscriptions des intervenants aux séminaires dans le système informatique (Gescof) ;
– Montage des dossiers administratifs par séminaire
– Préparation logistique des séminaires : liste des participants sous format Excel extrait de Gescof (Présentiel, Distanciel, remarques), chevalets, badges, cartons de logistique ;
– Suivi des plateformes : EDUSIGN, EventMaker
– Envoi des présentations aux participants selon la procédure établie
– Etablir la préfacturation informatique en fonction des feuilles d’émargement en respectant les présences, absences ou remplacement et les conditions tarifaires particulières (adhérents, forfaits (ateliers), forfait présentiel ou distanciel sous contrôle de la chargée d’affaires et la faire valider auprès de la Responsable du Pôle ;
– Vérification, génération et émission de la facturation ou établissement d’avoir après contrôle de la Chargées d’affaires
– Récupération et validation auprès de la Responsable du Pôle Séminaires des demandes de salaires, honoraires et justificatifs concernant les demandes de remboursement de frais divers ;
– Envoi des attestations de présence relatives au séminaire aux participants et contacts via le système information
– Assurer l’archivage du dossier pour éventuel contrôle de la Direction de la Formation Continue ;
– Répondre, traiter ou transmettre les demandes issues des appels téléphoniques et les courriers/mails relatifs aux affaires courantes séminaires ;
– Commande de fournitures, suivi du stock, réception des livraisons et rangement ;
– Réception des livraisons des différents fournisseurs ;
– Préparation de Slides Titre pour jour J séminair…
Title: Assistant administratif H/F
Company: IFIS
Location: Boulogne-Billancourt (92)
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