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Assistant de direction (H/F) Jobs in Brest, Brittany, France at Université de Bretagne Occidentale
Title: Assistant de direction (H/F)
Company: Université de Bretagne Occidentale
Location: Brest, Brittany, France
Cette offre d’emploi est fournie par Pôle emploiDescriptionRESPONSABILITÉS : LE SERVICE ET L’ÉQUIPE Rattaché à l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation (INSPÉ) de Bretagne, le site de formation de Rennes accueille chaque année environ 1200 étudiants inscrits dans un des 22 parcours du master MEEF (Métiers de l’Enseignement, de l’Éducation et de la Formation), ainsi que les enseignants et CPE (Conseillers Principaux d’Éducation) stagiaires. Pilotée par une équipe de responsables pédagogiques, la formation est dispensée chaque année par plus de 200 formateurs et enseignants. Le public accueilli sur le site se fait dans le cadre du partenariat qui lie l’INSPÉ avec les universités de Rennes et de Rennes 2, ainsi qu’avec les services de l’Académie de Rennes. Le site est dirigé par une Responsable administrative qui s’appuie sur une équipe administrative, un service de scolarité et un service logistique, auxquels s’ajoutent des techniciens de proximité du Service informatique et multimédia et des personnels de la bibliothèque universitaire. L’implantation rennaise héberge également la direction de l’INSPÉ et les services centraux. Au total, 52 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques y travaillent chaque jour. Intégrée à l’équipe administrative, le poste de secrétariat se trouve à l’interface de tous les services qui composent le site, mais fait également le lien entre les équipes pédagogiques et les étudiants. LE POSTE ET LES MISSIONS Votre mission principale ? Rattaché(e) à la Responsable administrative et en lien direct avec le Responsable pédagogique, vous serez en charge du secrétariat de la direction du site de formation de Rennes. Vos activités ? – Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, renseignez et orientez des interlocuteurs de la structure. – Vous gérez la planification des emplois du temps, à l’aide de l’application de gestion ADE Campus. – Vous traitez les demandes de réservation des salles pour la mise en œuvre des formations et assurez les mises à disposition des locaux. – Vous contribuez à la mise en œuvre d’actions de communication et à l’organisation d’événements. – Vous participez à tous les événements accueillis sur le site de Rennes, qu’ils soient pilotés en interne (Journées Portes Ouvertes, Remise de diplômes, Élections.), ou organisés par la direction ou les services centraux (colloques, séminaires). L’implication peut également concerner des événements extérieurs organisés par le rectorat comme l’accueil des épreuves de concours. – Vous êtes plus généralement impliqué(e) dans les dossiers gérés au niveau du site, en participant à la vie des instances du site (bureau de site, conseil pédagogique.). – Vous participez à l’instruction des dossiers relatifs à l’activité du Responsable pédagogique et administrative en prenant en charge les aspects administratifs. – Vous assurez la circulation de l’information entre directeur / responsables de service, équipes de la structure, autres services et partenaires extérieurs – Vous réalisez l’affichage numérique. – Vous rédigez et mettez en forme divers documents (courriers, mails, comptes- rendus, ordres du jour, rapports, etc.). PROFIL RECHERCHÉ : VOTRE PROFIL Titulaire d’un diplôme de niveau Bac avec une expérience administrative, vous disposez d’une connaissance approfondie des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) et la gestion d’…
