Assistent onthaal en administratie GC De Platoo

Overview

Assistent onthaal en administratie GC De Platoo Jobs in Brussels, Brussels Region, Belgium at Vlaamse Gemeenschapscommissie

Title: Assistent onthaal en administratie GC De Platoo

Company: Vlaamse Gemeenschapscommissie

Location: Brussels, Brussels Region, Belgium

Als assistent onthaal en administratie ben je de stem en het gezicht van gemeenschapscentrum De Platoo. Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van De Platoo op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

TakenAdministratie

Je houdt inschrijvingen voor cursussen of activiteiten bij via het juiste programma;

Je houdt de agenda en de dagplanning van de verschillende zalen en lokalen bij via het juiste programma;

Je kent en past Paspartoe correct toe;

Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten;

Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (kopies, briefwisseling, Inschrijven in Brussel etc)

Onthaal van bezoekers

Je bemant hartelijk en open de onthaalbalie samen met andere collega’s;

Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je beantwoordt vragen en indien nodig verwijs je door;

Je volgt de algemene mailbox van het gemeenschapscentrum op.

Zaalgebruik

Je bent het aanspreekpunt voor zaalgebruik: je volgt reservaties op, registreert die in de planning en maakt contracten op in Yesplan;

Je noteert specifieke vragen van de gebruikers en communiceert hierover met de betrokken collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge,…).

Algemeen

Je springt in bij werkoverlast of afwezigheid van collega’s;

Je helpt mee bij activiteiten (feesten, voorstellingen etc) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s avonds en in het weekend;

Je werkt op zaterdagochtend.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op

: www.vgc.be/vacatures